Carta del correo electrónico
En el GLM nos unimos a las ideas que insipiraron la carta del correo electrónico, email charter.
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1. Lea esto
Nos estamos ahogando en correos electrónicos (¿por qué?). Y las muchas horas que gastamos en él, están generando cada vez más trabajo para nuestros amigos y colegas. Podemos revertir esta espiral, pero solamente por medio de acuerdos mutuos. Por consiguiente, esta carta...
10 Reglas para revertir la espiral de correo electrónico
1. Respete el tiempo de los destinatarios
Esta es la regla fundamental. Como remitente del mensaje, es su deber minimizar el tiempo que tomará procesarlo, aunque esto significa que usted se toma más tiempo antes de enviar el mensaje.
2. Corto o lento no es grosero
Acordemos ser tolerantes unos con otros. Con la cantidad de correo que todos enfrentamos, está bien si las respuestas se toman un tiempo en llegar y si no abordan detalladamente todas nuestras preguntas. Nadie quiere parecer tosco, así que por favor no se lo tome personalmente. ¡Solamente queremos recuperar nuestras vidas!
3. Celebre la claridad
Comience con un asunto que etiquete claramente el tema y tal vez incluya una categoría como [Info], [Acción], [Urgente], [Baja prioridad]. Use frases claras y cortas. Si el mensaje necesita más de cinco frases, asegúrese de que la primera aclare la razón por la cual escribe. Evite las tipografías y colores extraños.
4. Evite las preguntas abiertas
Es mucho pedir cuando al final de un correo con cuatro largos párrafos de texto denso, ponemos de “¿Qué opinas”? Incluso las preguntas bien intencionadas como “¿Cómo puedo ayudar?”, pueden no ser tan útiles. La generosidad en el correo electrónico requiere simplificar, con preguntas fáciles de responder, por ejemplor: “¿Ayudaría más si a) Lo llamo, b) Lo visito o c) No me meto?”.
5. Corte los CC sobrantes
Las copias de carbón (cc) son como conejos reproduciéndose. Por cada destinatario que usted añade, está aumentando el tiempo de respuesta dramáticamente. ¡No lo haga a la ligera! Cuando hay múltiples destinatarios, por favor no utilice “Responder a todos” sin pensarlo. Tal vez solo necesita copiar a algunos de los destinatarios originales. Tal vez a ninguno.
6. Tensione el hilo
El significado de algunos mensajes depende del contexto. Esto quiere decir que usualmente está bien incluir la cadena de mensajes a la cual está respondiendo. Pero es raro que una cadena se extienda a más de tres mensajes. Antes de enviar, corte lo que no sea relevante.
7. Ataque los adjuntos
No use archivos gráficos como logos, dibujos o firmas adjuntos. El destinatario pierde tiempo buscando si hay algo para descargar. Peor aún es enviar textos como adjuntos cuando podrían haberse incluido en el cuerpo del mensaje.
8. Entregue estos regalos: FM NRR
Si sus mensaje se puede expresar en pocas palabras, simplemente póngalo en el asunto seguido de FM (=Fin del Mensaje). Esto evita que el destinatario tenga que abrir el mensaje. Terminar un mensaje con No Requiere Respuesta o NRR es un acto de gran generosidad. Muchas siglas confunden tanto como ayudan, pero estas dos son de oro y merecen una amplia adopción.
9. Corte las respuestas sin contenido
No necesita responder a todos los mensajes, especialmente aquellos que son respuestas en sí mismas. Un mensaje que dice “Gracias por su nota, estoy al tanto” no requiere que usted responda “¡Excelente!” ni una respuesta automática que dice “Recibí su mensaje, luego responderé”. Esto simplemente le cuesta a alguien treinta segundos adicionales.
10. Desconéctese
Si acordamos dedicar menos tiempo a gestionar el correo electrónico, todos recibiremos menos mensajes. Considere agendar medios días de trabajo en los que no usará Internet. O comprométase con fines de semana o noches sin correo electrónico. O use una respuesta automática en esos horarios que haga referencia a esta carta. Y no olvide disfrutar la vida con calma.
